FORMALIZACION DE UNA EMPRESA

1.     ¿Qué es la formalización?

Para los efectos de la presente Guía se entiende por formalizar el revestir de formas legales y empresariales a una unidad productiva. Es lograr no solo cumplir requisitos legales sino administrarse, gestionarse, planearse y dirigirse de una manera seria, responsable y acorde con las exigencias del mundo empresarial moderno para garantizar su sostenibilidad y permanencia en el mercado.

2.    ¿Qué es una empresa formal?

A efectos de este trabajo, se considera como formal aquella empresa que desarrollando una actividad económica lícita, cumple con los requisitos que exige el Estado (DNP 2007). No obstante, a pesar de ser la definición más acogida en Colombia, se debe agregar un elemento importante para diferenciar una empresa formal de la informal, el cumplimiento de normas técnicas sectoriales a través de la implementación de buenas prácticas empresariales, tal como se explica a continuación

3.    ¿Que son buenas prácticas empresariales?

Las "Buenas Prácticas de Gestión Empresarial comprenden una serie de medidas prácticas, de fácil aplicación, que un empresario puede realizar para aumentar la productividad, bajar los costos, reducir el impacto ambiental de la producción, mejorar el proceso productivo, así como elevar la seguridad en el trabajo. Por lo tanto, se trata de un instrumento para la gestión de costos, la gestión empresarial y para iniciar cambios organizativos. Solamente prestando adecuada atención a estos tres elementos se logra una triple ganancia (Económica, ambiental y organizativa) y se establecen en la empresa las bases modestas para un continuo y exitoso proceso de mejoramiento continuo”

4.    ¿Por qué se debe formalizar una empresa?

En un mundo cada vez más competitivo, formalizar una empresa es actuar dentro del marco de las disposiciones legales del país, obteniendo de este modo beneficios y adquiriendo responsabilidades como se verá más adelante. A través de la formalización el empresario puede acceder a los diferentes servicios que Promueven su competitividad, sostenibilidad y rentabilidad lo que le permite insertarse en nuevos mercados y relacionarse con otras empresas que forman parte de los diferentes eslabón es de las cadenas productivas, los clusters2y las redes de colaboración presentes en la ciudad de Medellín y el departamento de Antioquia.

5.    ¿Qué oportunidades y beneficios se obtienen al ser formal?

Según cifras del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo del año 2009, las mi pymes representan 99% del tejido empresarial del país, no obstante alrededor de 60% de ellas son informales.

En Medellín esta informalidad se explica, en parte, por la falta de una adecuada información para el emprendedor/empresario sobre cuáles trámites debe realizar para ajustar su empresa a los lineamientos legales; ante cuáles entidades se debe llevar a cabo cada trámite; cuánto dinero cuestan; cuánto tiempo se debe invertir, y qué beneficios y servicios obtiene por hacerlo. En el siguiente cuadro se relacionan las oportunidades que tiene una empresa formal y los riesgos y obstáculos que tiene una empresa informal

6.    ¿Qué se debe tener en cuenta para crear una empresa formal?

Crear empresa en el municipio de Medellín es un gran compromiso que implica al emprendedor/empresario asumir responsabilidades y aprovechar, de manera seria, los múltiples servicios de apoyo y acompañamiento empresarial que están diseñados y vienen siendo implementados en la ciudad para el beneficio de las empresas en los primeros años de operación legal.Lo primero que se debe efectuar es definir a qué se va a dedicar la empresa, luego realizar ajustes de los aspectos relevantes de la idea de negocio y hacer el plan de empresa o plan de negocio.Antes de una empresa comenzar su operación, debe dar respuesta a las siguientes preguntas, las cuales orientarán al empresario en el desarrollo del plan de negocio:

·  ¿Qué está demandando el mercado y cómo puede la empresa satisfacer esa necesidad?

· ¿Qué tiene la empresa para ofrecer?

· ¿Qué valor agregado tienen los productos y/o servicios de la empresa?

· ¿Quién compraría los productos y/o servicios de la empresa?

·¿Cómo se van a promocionar los productos y/o servicios?

·  ¿Cuánto dinero se necesita para desarrollar la empresa?

· ¿Qué activos tangibles e intangibles se requieren para el funcionamiento de la empresa?

·  ¿Cómo se va a financiar la empresa?

·¿Qué cualidades y habilidades debe tener el personal que trabaje en la empresa?

·  Dependiendo del tipo de figura legal (persona natural o persona jurídica):

· ¿Qué trámites deben realizarse para constituir una empresa?

· ¿Qué otros trámites o permisos se requieren para dar inicio a la empresa?

·¿Cuál es el costo de los trámites, qué instituciones intervienen en la gestión de los mismos, y cuánto tiempo se tarda en obtenerlos?

7. ¿Qué es un plan de negocio?

El plan de negocio es un documento escrito en el cual se plasman de forma clara y concreta los objetivos que el empresario quiere alcanzar en su empresa en el corto, mediano y largo plazos. Le permite hacer una valoración técnica, social y económica de sus distintas alternativas, y establecer las diferentes estrategias que debe implementar para el logro de estas.

8.    ¿Qué debe contener el plan de negocio?

Resumen ejecutivo: este resumen le permitirá a la persona (empresario, inversionista, evaluador, integrante del proyecto, entre otros) tener un panorama general sobre la razón de ser del negocio, el alcance y su estrategia de crecimiento. El resumen ejecutivo debe contener los siguientes ítems:

· Concepto del negocio: nombre, objetivos, descripción del producto y/o servicio, público  objetivo.19

·Valoración del riesgo de inicio en los aspectos técnicos, mercados, administrativo,  financiero, legal, ambiental.

·Conocer las necesidades del equipo de trabajo, en cuanto a perfiles, la formación, y    habilidades, destrezas y competencias que se requiere para cada miembro.

· Diseño de estrategia de innovación y diferenciación de la competencia.

·Mercado actual y potencial en cifras.

· Ventaja competitiva y propuesta de valor.

·  Inversión requerida.

· Tiempo de recuperación de la inversión

· Proyecciones de ventas y viabilidad financiera.

· Descripción del negocio: de dónde surge la idea de negocio, cuáles son los antecedentes, la

· Actividad económica, el público objetivo, las ventajas competitivas y la localización    geográfica.

· Plan estratégico de mercadeo: el plan de mercadeo es el camino que el empresario se traza