3. FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN LEGAL.
Una vez se constituye una
empresa, su operación y funcionamiento a través de uno o más establecimientos
de comercio, se debe cumplir con algunos requisitos fijados por el Estado con
el fin de garantizar la salubridad, seguridad, tranquilidad, confianza y
convivencia en el ejercicio de las diferentes actividades económicas que se
desarrollen en la ciudad de Medellín.
A continuación se referencial
de manera general los requisitos que deben acreditar los establecimientos de
comercio para su funcionamiento y operación legal. Además se relacionan las
entidades a las que se deben contactar y los trámites que se deben cumplir ante
ellas.
a.
Cumplir con las condiciones
sanitarias descritas por la Ley
9ª de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia (todos los
establecimientos):
El Estado debe vigilar que las
actividades económicas se desarrollen garantizando la salubridad individual y
colectiva. Por ello se debe cumplir con unos requisitos sanitarios mínimos para
asegurar el bienestar de la población que puede verse afectada.
·
Descripción: El comerciante debe acreditar el cumplimiento de las exigencias
sanitarias de la Ley
9ª de 1979 y sus decretos reglamentarios. Si el comerciante lo requiere, puede
solicitar la expedición de un concepto sanitario, resultado de la evaluación
técnica de las condiciones sanitarias del establecimiento.
·
Ante quién: Secretaría de Salud del Municipio de Medellín.
·
Dónde: En la calle 44 No. 46-62 San Juan con Palacé, bajos iglesia de San
Antonio. Teléfono 385 5193.
·
Cómo:
El concepto
sanitario se debe solicitar en la
Secretaría de Salud del Municipio de Medellín.
·
Cuándo:
Desde la
apertura del establecimiento de comercio.
·
Vigencia:
Se debe
cumplir durante toda la existencia del establecimiento de comercio.
·
Documentación
requerida: No
requiere ningún tipo de documentación.
·
Valor: El valor será liquidado al
momento de presentar la solicitud de acuerdo con la actividad económica y
ubicación del establecimiento de comercio
·
Obligaciones:
Cumplir con
las normas de condiciones sanitarias óptimas.
b.
Seguridad de establecimientos abiertos al
público. Consiste en un certificado que expide el Cuerpo de Bomberos del
municipio en el que consta que el local donde funcionará la empresa o
establecimiento de comercio reúne normas mínimas de seguridad que permita
minimizar los riesgos en procura de proteger a los usuarios, visitantes y
empleados, su vida e integridad física.
Guía de trámites legales para
la constitución y funcionamiento de empresas en Medellín
· Descripción: Se realiza una inspección
ocular en la que se constatan algunos elementos como:
• Extintor.
• Equipo de seguridad.
• Instalaciones eléctricas en
buen estado.
•
Puertas de acceso y salida sin obstáculos
· Ante
quién: Cuerpo
de Bomberos del municipio de Medellín.
· Cómo:
Se debe hacer
la solicitud a través de una carta al Cuerpo de Bomberos del municipio de
Medellín con los siguientes datos:
• Dirección del
establecimiento de comercio.
• Número de teléfono.
• Número de NIT.
• Barrio donde está ubicado.
• Nombre completo de
representante legal o propietario.
• Número de cédula del
representante legal o propietario.
• El área en metros cuadrados
del establecimiento de comercio.
•
Anexar copia del RUT.
· Valor:
El valor de
este trámite se le liquidará a cada empresario al momento de entregar la
solicitud, pues el valor depende del área del establecimiento de comercio.
· Cuándo:
Desde la
apertura del establecimiento de comercio.
c.
Registro de
los libros de comercio. Por
exigencia de las disposiciones legales los comerciantes deben registrar sus
libros de comercio en la cámara de comercio de su jurisdicción. Este registro
de libros garantiza la eficacia probatoria de los mismos, así como el orden y
la transparencia suministrando la información con fidelidad y veracidad en
relación con los asientos contenidos en éstos. Si se trata de persona natural
deberá registrar en la cámara de comercio de su jurisdicción los libros de
comercio que se enumeran más adelante. Si es persona jurídica deberá solicitar,
además, la inscripción de los siguientes libros: de actas, de socios, de
acciones, entre otros.
· Ante
quién: Cámara
de Comercio de Medellín para Antioquia.
· Cómo:
Se debe
elaborar una carta en la cual se solicite el registro de los libros, en esta
carta se debe indicar el nombre del libro que se va a registrar, su numeración
y codificación. Ejemplo: Libro de Actas de la hoja 001 a la hoja 100, código AC.
· Cuándo:
Inmediatamente
después de haber realizado la matrícula mercantil.
· Documentación
requerida: Estar
al día en la renovación y la carta de solicitud firmada por el propietario del
establecimiento de comercio o representante legal
· Valor:
El registro
de cada libro cuesta $9.000 para el año 2010.
· Norma
aplicable: Artículo
28 del Código de Comercio, numeral 7, Decreto 1868 de 2008.
d.
Cumplir con las normas de usos del suelo. Todos los establecimientos de
comercio abiertos al público deben cumplir con las normas expedidas por la
autoridad municipal competente referentes a uso del suelo, intensidad auditiva,
horario, ubicación y destinación.
· Descripción:
Permite
conocer en tiempo real los usos permitidos o no para el ejercicio de una
actividad económica determinada en una dirección específica del municipio de
acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial, P.O.T., o el Esquema de
Ordenamiento Territorial, E.O.T., y la reglamentación existente.
· Ante
quién: Ante
la oficina de Planeación Municipal.
· Cómo:*
Informe Uso de Suelo: le
permite obtener el informativo de usos de suelo para una dirección y una
actividad.
*Actividad por dirección: le permite obtener una
consulta que le muestra cuáles actividades se clasifican como usos permitidos o
como usos condicionados en una dirección de interés.
· Cuándo: Debe hacerse la consulta antes de la apertura
del establecimiento de comercio al público.
· Valor: No tiene costo.
· Documentación
requerida: Tener clara la
dirección que se consultará.
·Obligaciones
que se adquieren: Dar sólo el uso
permitido por planeación al establecimiento de comercio. Informar cualquier cambio
de destinación al establecimiento.
· Norma
aplicable:
• Ley 232 de 1995.
• Decreto 1879 de 2008.
e. Obtener el Registro Nacional de Turismo, RNT
(sólo para algunos establecimientos).
Se trata de un trámite que se realiza ante el
Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, como
instrumento para la promoción, fomento,
inspección, vigilancia y control de la actividad turística.
Todos aquellos prestadores de servicios
turísticos relacionados a continuación, deberán
tener vigente el RNT que los avala y autoriza
para prestar los servicios turísticos ofrecidos.
ARTÍCULO
1° DECRETO 1879 DE 2008. “Requisitos documentales exigibles a los
establecimientos
de
comercio para su apertura y operación. Las autoridades distritales y
municipales
al momento de realizar visitas de control, solo podrán exigir a los
propietarios
de
establecimientos de comercio, los siguientes documentos:
“…c)
Registro Nacional de Turismo, tratándose de prestadores de servicios turísticos
a
que
se refiere el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006”.
ARTÍCULO
12. El artículo 62 de la Ley 300 de 1996 quedará así: “Prestadores de servicios
turísticos
que se deben registrar. Son prestadores de servicios turísticos los siguientes:
1.
Los hoteles, centros vacacionales, campamentos, viviendas turísticas y otros
tipos de
hospedaje
no permanente, excluidos los establecimientos que prestan el servicio de
alojamiento
por
horas.
2.
Las agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas y las agencias
operadoras.
3.
Las oficinas de representaciones turísticas.
4.
Los guías de turismo.
5.
Los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.
6.
Los arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional.
7.
Los usuarios operadores, desarrolladores e industriales en zonas francas
turísticas.
8.
Las empresas promotoras y comercializadoras de proyectos de tiempo compartido y
multipropiedad.
9.
Los establecimientos de gastronomía y bares, cuyos ingresos operacionales netos
sean superiores a los 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes.
10.
Las empresas captadoras de ahorro para viajes y de servicios turísticos
prepagados.
11.
Los concesionarios de servicios turísticos en parque.
12.
Los demás que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo determine.
13.
Las empresas de transporte terrestre automotor especializado, las empresas
operadoras de chivas y de otros vehículos automotores que presten servicio de
transporte turístico.
·
Descripción:
El Registro Nacional de
Turismo es de carácter obligatorio para la apertura y el funcionamiento de los
empresarios prestadores de servicios turísticos definidos en el artículo 12 de
la Ley 1101 de 2006.
·
Ante quién: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.
·
Dónde: En Medellín Calle 41 No. 55-80, oficina 305,
edificio Plaza Mayor, teléfono 232 9218.
·
Vigencia El registro debe renovarse anualmente entre
el 1º de enero y el 30 de abril de cada año.
·
Documentación
requerida:
1. Presentación del formulario. Los
prestadores de servicios turísticos deberán presentar ante el registrador el
formulario diseñado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo,
diligenciado en su totalidad. La información financiera registrada en el
formulario por el prestador de servicios turísticos, deberá estar certificada
por un contador público.
2. Certificado de existencia o representación
legal o certificado de matrícula mercantil dependiendo de si es persona
jurídica o persona natural, ambos documentos se expiden por la cámara de
comercio respectiva. El certificado de matrícula en el Registro Mercantil
deberá especificar claramente la actividad que desarrollará el respectivo
establecimiento de comercio.
f.
Pago
de derechos de autor (solo para algunos establecimientos). Se requiere el comprobante
de pago expedido por la autoridad legalmente competente, de acuerdo con lo
dispuesto por la Ley 23 de 1982 y demás normas complementarias, sólo cuando en
el establecimiento se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pago
por derechos de autor y conexos.
En la actualidad se pagan estos derechos ante
la organización Sayco-Acinpro que suscribe
convenios de inscripción y recaudo en cada
municipio.
·
Descripción Certificado a través del cual se autoriza el
derecho de comunicación de la música fonograbada, utilizada en emisoras,
canales de televisión y establecimientos comerciales.
·
Ante quién Sociedad colectiva de derechos de autor
(organización Sayco-Acinpro).
·
Dónde En Medellín. Carrera 46 No. 53-15, piso 5,
edificio Torre 46. Teléfonos: 511 1290 - 251 0120 - 513 275.
·
Cómo Debe presentarse ante la oficina de
Sayco-Acinpro con los documentos requeridos en el momento de apertura del
establecimiento de comercio.
·
Cuándo Inmediatamente después de haber realizado el
registro mercantil.
·
Vigencia Debe renovarse anualmente.
·
Documentación
requerida:
Debe presentarse
con el certificado de la inscripción ante la Cámara de Comercio de Medellín
para Antioquia.
Con los datos
anteriores se expide la respectiva liquidación para ser cancelada en cualquier
oficina bancaria de AV Villas, Davivienda, y/o Banco Agrario de Colombia. El
sello impreso en su liquidación de alguna de las entidades bancarias ya
citadas, le dará la legalidad del pago de derechos de autor por la ejecución
pública de la música en su establecimiento.
·
Valor Las tarifas dependen del tipo de
establecimiento comercial, de su ubicación, del área que éste posea, por lo
anterior solo se le liquida el valor directamente en las oficinas de
Sayco-Acinpro.
·
Obligaciones
que se adquieren: Hacer el pago de
Sayco-Acinpro en los dos primeros meses de cada año, es decir, entre enero y febrero.
·
Norma
aplicable: El artículo 158
de la Ley 23 de 1982 dispone como obligación legal el pago previo de la autorización de la comunicación de la música
a sus titulares o representantes. Ver exclusión artículo 84 de la Ley 962 de 2005.
g.
Cumplimiento de obligaciones laborales y de
seguridad social con sus trabajadores.
La normatividad laboral y de seguridad social impone al empleador el
deber de velar por la protección y seguridad de sus trabajadores. Para ello la
ley ha creado derechos, garantías y prestaciones sociales que buscan guardar al
trabajador de las contingencias derivadas del trabajo y del paso de los años
(vejez, invalidez, muerte, desempleo, incapacidad, entre otras).
h. Solicitud de autorización para numeración de
Facturación – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
·
Descripción Si usted es persona natural o jurídica y es
responsable del impuesto sobre las ventas, IVA,usted debe solicitar
autorización para la numeración de las facturas que debe imprimir.
·
Ante quién Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales,
DIAN.
·
Dónde Alpujarra, Carrera 52 No. 42-43, conmutador:
493 6800 y 493 6900, página web: www.dian.gov.co
·
Cómo Debe descargar el formulario así:
• Ingrese a la página www.dian.gov.co.
• En el menú superior escoja la opción
servicios.
• Haga clic en la opción Formularios y
seleccione Formularios e Inscripciones.
• Luego seleccione el año y dé clic en el
Formato de solicitud de numeración de facturación.
• Imprima y diligencie de acuerdo con las
indicaciones del respaldo.
Después debe dirigirse directamente a las
oficinas de la DIAN y allí cumplir con los siguientes
requisitos y documentos:
·
Persona
natural
a) Formato debidamente diligenciado en
original y copia de la solicitud de autorización para lanumeración, de acuerdo
con las instrucciones que se encuentran en el respaldo del formato.
b) Fotocopia de la cédula original o
contraseña.
c) Fotocopia del RUT. Si el trámite no se
realiza personalmente, debe mediar poder otorgado en debida forma.
·
Persona
jurídica
a) Formato debidamente diligenciado en
original y copia de la solicitud de autorización para la
numeración, de acuerdo con las instrucciones
que se encuentran en el respaldo del formato.
b) Fotocopia de la cédula original o
contraseña del representante legal.
c) Fotocopia del RUT. Si el trámite no se
realiza personalmente, debe mediar poder otorgadoen debida forma.
i.
Renovación anual de la matrícula mercantil: la renovación debe hacerse cada año, entre el
1º de enero y el 31 de marzo, ante la Cámara de Comercio. Este trámite puede realizarlo
a través de la página web www.camaramedellin.com y en el menú Registro
Empresarial seleccione el link Registro Mercantil y por último Renovación
Virtual.
· Descripción La renovación de la matrícula mercantil es un
trámite legal que debe ser efectuado por todas las personas naturales y
jurídicas que ejerzan actividades comerciales y que están registradas en la
Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia. Renovar consiste en la
confirmación de la existencia del comerciante y sus establecimientos de
comercio.
Ante quién Cámara de Comercio de Medellín para
Antioquia.
· Dónde Las sedes de la Cámara de Comercio de
Medellín para Antioquia son las siguientes:
• Sede Principal Calle 53 No. 45-77.
Conmutador 444 8822.
• Poblado Carrera 44 No. 16 sur-170.
• Centro Comercial Unicentro, local 244.
• www.camaramedellin.com
· Cómo La renovación puede realizarse a través de
los siguientes instrumentos:
• Formulario prediligenciado.
• Formulario virtual.
• Formulario Único Empresarial.
· Cuándo El Código de Comercio establece que entre el
1º de enero y el 31 de marzo de cada año, los comerciantes deben renovar su
matrícula y la de sus establecimientos de comercio, sea cualquiera la fecha de
su matrícula o última renovación, a fin mantener la información mercantil vigente.
· Vigencia La matrícula mercantil permanece vigente
mientras el comerciante no solicite su cancelación. Sin embargo, en el primer
trimestre de cada año debe efectuar la citada renovación mercantil.
Documentación
requerida El comerciante
puede ingresar a la página web www.camaramedellin.com y en el ícono Registro Empresarial seleccionar el link Registro
Mercantil y por último Renovación Virtual y allí diligenciar la información
solicitada en el aplicativo. Puede pagar por Internet o imprimir el formulario
y acercarse a un banco en convenio (Banco AV
Villas, Banco GNB Sudameris, Bancolombia, Banco de Bogotá, Davivienda, Colmena
BCSC, Banco Agrario, Banco Santander, Banco Popular, Banco de Occidente.
Igualmente puede dirigirse a alguna de las sedes de la Cámara de Comercio de
Medellín para Antioquia localizadas en la ciudad de Medellín con la impresión
del formulario virtual o solicitar en una de las taquillas un formulario
prediligenciado.
Valor Depende del valor de los activos que tenga
declarados. Las tarifas son fijadas, anualmente, por el Gobierno Nacional.
·
Obligaciones
que se adquieren Actualizar la
información. Informar la pérdida de calidad de comerciante o cualquier
situación que afecte el ejercicio del comercio o la
administración del establecimiento. Renovar oportunamente con información clara y fidedigna.
Norma
aplicable
• Artículo 33 Código de Comercio Ley 232 de
1995.
• Decreto 1879 de 2008.
j. Diligenciamiento y
presentación de declaraciones tributarias nacionales ante la DIAN6. Si su empresa es responsable del IVA, es
agente retenedor o declarar renta, debe tener muy
presentes tanto los plazos como las tarifas en relación con cada uno de los tributos nacionales.
k. Declaración de Industria y Comercio. Los empresarios deben presentar durante los cuatro
(4) primeros meses de cada año, ante el municipio de Medellín, la declaración
privada correspondiente a los ingresos brutos del año inmediatamente anterior.n.
