Funcionamiento Y Operacion Legal

3. FUNCIONAMIENTO Y OPERACIÓN LEGAL.

Una vez se constituye una empresa, su operación y funcionamiento a través de uno o más establecimientos de comercio, se debe cumplir con algunos requisitos fijados por el Estado con el fin de garantizar la salubridad, seguridad, tranquilidad, confianza y convivencia en el ejercicio de las diferentes actividades económicas que se desarrollen en la ciudad de Medellín.

A continuación se referencial de manera general los requisitos que deben acreditar los establecimientos de comercio para su funcionamiento y operación legal. Además se relacionan las entidades a las que se deben contactar y los trámites que se deben cumplir ante ellas.

a.    Cumplir con las condiciones sanitarias descritas por la Ley 9ª de 1979 y demás normas vigentes sobre la materia (todos los establecimientos):

El Estado debe vigilar que las actividades económicas se desarrollen garantizando la salubridad individual y colectiva. Por ello se debe cumplir con unos requisitos sanitarios mínimos para asegurar el bienestar de la población que puede verse afectada.

·         Descripción: El comerciante debe acreditar el cumplimiento de las exigencias sanitarias de la Ley 9ª de 1979 y sus decretos reglamentarios. Si el comerciante lo requiere, puede solicitar la expedición de un concepto sanitario, resultado de la evaluación técnica de las condiciones sanitarias del establecimiento.

·         Ante quién: Secretaría de Salud del Municipio de Medellín.

·         Dónde: En la calle 44 No. 46-62 San Juan con Palacé, bajos iglesia de San Antonio. Teléfono 385 5193.

·         Cómo: El concepto sanitario se debe solicitar en la Secretaría de Salud del Municipio de Medellín.

·         Cuándo: Desde la apertura del establecimiento de comercio.

·         Vigencia: Se debe cumplir durante toda la existencia del establecimiento de comercio.

·         Documentación requerida: No requiere ningún tipo de documentación.

·         Valor: El valor será liquidado al momento de presentar la solicitud de acuerdo con la actividad económica y ubicación del establecimiento de comercio

·         Obligaciones: Cumplir con las normas de condiciones sanitarias óptimas.

b.     Seguridad de establecimientos abiertos al público. Consiste en un certificado que expide el Cuerpo de Bomberos del municipio en el que consta que el local donde funcionará la empresa o establecimiento de comercio reúne normas mínimas de seguridad que permita minimizar los riesgos en procura de proteger a los usuarios, visitantes y empleados, su vida e integridad física.

Guía de trámites legales para la constitución y funcionamiento de empresas en Medellín

· Descripción: Se realiza una inspección ocular en la que se constatan algunos elementos como:

• Extintor.

• Equipo de seguridad.

• Instalaciones eléctricas en buen estado.

• Puertas de acceso y salida sin obstáculos

·  Ante quién: Cuerpo de Bomberos del municipio de Medellín.

· Cómo: Se debe hacer la solicitud a través de una carta al Cuerpo de Bomberos del municipio de Medellín con los siguientes datos:

• Dirección del establecimiento de comercio.

• Número de teléfono.

• Número de NIT.

• Barrio donde está ubicado.

• Nombre completo de representante legal o propietario.

• Número de cédula del representante legal o propietario.

• El área en metros cuadrados del establecimiento de comercio.

• Anexar copia del RUT.

· Valor: El valor de este trámite se le liquidará a cada empresario al momento de entregar la solicitud, pues el valor depende del área del establecimiento de comercio.

· Cuándo: Desde la apertura del establecimiento de comercio.

        

c.     Registro de los libros de comercio. Por exigencia de las disposiciones legales los comerciantes deben registrar sus libros de comercio en la cámara de comercio de su jurisdicción. Este registro de libros garantiza la eficacia probatoria de los mismos, así como el orden y la transparencia suministrando la información con fidelidad y veracidad en relación con los asientos contenidos en éstos. Si se trata de persona natural deberá registrar en la cámara de comercio de su jurisdicción los libros de comercio que se enumeran más adelante. Si es persona jurídica deberá solicitar, además, la inscripción de los siguientes libros: de actas, de socios, de acciones, entre otros.

· Ante quién: Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.

· Cómo: Se debe elaborar una carta en la cual se solicite el registro de los libros, en esta carta se debe indicar el nombre del libro que se va a registrar, su numeración y codificación. Ejemplo: Libro de Actas de la hoja 001 a la hoja 100, código AC.

· Cuándo: Inmediatamente después de haber realizado la matrícula mercantil.

· Documentación requerida: Estar al día en la renovación y la carta de solicitud firmada por el propietario del establecimiento de comercio o representante legal

· Valor: El registro de cada libro cuesta $9.000 para el año 2010.

·  Norma aplicable: Artículo 28 del Código de Comercio, numeral 7, Decreto 1868 de 2008.

d.    Cumplir con las normas de usos del suelo. Todos los establecimientos de comercio abiertos al público deben cumplir con las normas expedidas por la autoridad municipal competente referentes a uso del suelo, intensidad auditiva, horario, ubicación y destinación.

· Descripción: Permite conocer en tiempo real los usos permitidos o no para el ejercicio de una actividad económica determinada en una dirección específica del municipio de acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial, P.O.T., o el Esquema de Ordenamiento Territorial, E.O.T., y la reglamentación existente.

· Ante quién: Ante la oficina de Planeación Municipal.

· Cómo:* Informe Uso de Suelo: le permite obtener el informativo de usos de suelo para una dirección y una actividad.

*Actividad por dirección: le permite obtener una consulta que le muestra cuáles actividades se clasifican como usos permitidos o como usos condicionados en una dirección de interés.

· Cuándo: Debe hacerse la consulta antes de la apertura del establecimiento de comercio al público.

· Valor: No tiene costo.

· Documentación requerida: Tener clara la dirección que se consultará.

·Obligaciones que se adquieren: Dar sólo el uso permitido por planeación al establecimiento de comercio. Informar cualquier cambio de destinación al establecimiento.

· Norma aplicable:

• Ley 232 de 1995.

• Decreto 1879 de 2008.

e.     Obtener el Registro Nacional de Turismo, RNT (sólo para algunos establecimientos).

Se trata de un trámite que se realiza ante el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, como

instrumento para la promoción, fomento, inspección, vigilancia y control de la actividad turística.

Todos aquellos prestadores de servicios turísticos relacionados a continuación, deberán

tener vigente el RNT que los avala y autoriza para prestar los servicios turísticos ofrecidos.

ARTÍCULO 1° DECRETO 1879 DE 2008. “Requisitos documentales exigibles a los establecimientos

de comercio para su apertura y operación. Las autoridades distritales y

municipales al momento de realizar visitas de control, solo podrán exigir a los propietarios

de establecimientos de comercio, los siguientes documentos:

“…c) Registro Nacional de Turismo, tratándose de prestadores de servicios turísticos a

que se refiere el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006”.

ARTÍCULO 12. El artículo 62 de la Ley 300 de 1996 quedará así: “Prestadores de servicios

turísticos que se deben registrar. Son prestadores de servicios turísticos los siguientes:

1. Los hoteles, centros vacacionales, campamentos, viviendas turísticas y otros tipos de

hospedaje no permanente, excluidos los establecimientos que prestan el servicio de alojamiento

por horas.

2. Las agencias de viajes y turismo, agencias mayoristas y las agencias operadoras.

3. Las oficinas de representaciones turísticas.

4. Los guías de turismo.

5. Los operadores profesionales de congresos, ferias y convenciones.

6. Los arrendadores de vehículos para turismo nacional e internacional.

7. Los usuarios operadores, desarrolladores e industriales en zonas francas turísticas.

8. Las empresas promotoras y comercializadoras de proyectos de tiempo compartido y multipropiedad.

9. Los establecimientos de gastronomía y bares, cuyos ingresos operacionales netos sean superiores a los 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

10. Las empresas captadoras de ahorro para viajes y de servicios turísticos prepagados.

11. Los concesionarios de servicios turísticos en parque.

12. Los demás que el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo determine.

13. Las empresas de transporte terrestre automotor especializado, las empresas operadoras de chivas y de otros vehículos automotores que presten servicio de transporte turístico.

·         Descripción: El Registro Nacional de Turismo es de carácter obligatorio para la apertura y el funcionamiento de los empresarios prestadores de servicios turísticos definidos en el artículo 12 de la Ley 1101 de 2006.

·         Ante quién: Ministerio de Comercio, Industria y Turismo.

·         Dónde: En Medellín Calle 41 No. 55-80, oficina 305, edificio Plaza Mayor, teléfono 232 9218.

·         Vigencia El registro debe renovarse anualmente entre el 1º de enero y el 30 de abril de cada año.

·         Documentación requerida:

1. Presentación del formulario. Los prestadores de servicios turísticos deberán presentar ante el registrador el formulario diseñado por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, diligenciado en su totalidad. La información financiera registrada en el formulario por el prestador de servicios turísticos, deberá estar certificada por un contador público.

2. Certificado de existencia o representación legal o certificado de matrícula mercantil dependiendo de si es persona jurídica o persona natural, ambos documentos se expiden por la cámara de comercio respectiva. El certificado de matrícula en el Registro Mercantil deberá especificar claramente la actividad que desarrollará el respectivo establecimiento de comercio.

f.      Pago de derechos de autor (solo para algunos establecimientos). Se requiere el comprobante de pago expedido por la autoridad legalmente competente, de acuerdo con lo dispuesto por la Ley 23 de 1982 y demás normas complementarias, sólo cuando en el establecimiento se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pago por derechos de autor y conexos.

En la actualidad se pagan estos derechos ante la organización Sayco-Acinpro que suscribe

convenios de inscripción y recaudo en cada municipio.

·         Descripción Certificado a través del cual se autoriza el derecho de comunicación de la música fonograbada, utilizada en emisoras, canales de televisión y establecimientos comerciales.

·         Ante quién Sociedad colectiva de derechos de autor (organización Sayco-Acinpro).

·         Dónde En Medellín. Carrera 46 No. 53-15, piso 5, edificio Torre 46. Teléfonos: 511 1290 - 251 0120 - 513 275.

·         Cómo Debe presentarse ante la oficina de Sayco-Acinpro con los documentos requeridos en el momento de apertura del establecimiento de comercio.

·         Cuándo Inmediatamente después de haber realizado el registro mercantil.

·         Vigencia Debe renovarse anualmente.

·         Documentación requerida:

Debe presentarse con el certificado de la inscripción ante la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.

Con los datos anteriores se expide la respectiva liquidación para ser cancelada en cualquier oficina bancaria de AV Villas, Davivienda, y/o Banco Agrario de Colombia. El sello impreso en su liquidación de alguna de las entidades bancarias ya citadas, le dará la legalidad del pago de derechos de autor por la ejecución pública de la música en su establecimiento.

·         Valor Las tarifas dependen del tipo de establecimiento comercial, de su ubicación, del área que éste posea, por lo anterior solo se le liquida el valor directamente en las oficinas de Sayco-Acinpro.

·         Obligaciones que se adquieren: Hacer el pago de Sayco-Acinpro en los dos primeros meses de cada año, es decir, entre enero y febrero.

·         Norma aplicable: El artículo 158 de la Ley 23 de 1982 dispone como obligación legal el pago previo de la autorización de la comunicación de la música a sus titulares o representantes. Ver exclusión artículo 84 de la Ley 962 de 2005.

g.     Cumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social con sus trabajadores.

La normatividad laboral y de seguridad social impone al empleador el deber de velar por la protección y seguridad de sus trabajadores. Para ello la ley ha creado derechos, garantías y prestaciones sociales que buscan guardar al trabajador de las contingencias derivadas del trabajo y del paso de los años (vejez, invalidez, muerte, desempleo, incapacidad, entre otras).

h.     Solicitud de autorización para numeración de Facturación – Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

·         Descripción Si usted es persona natural o jurídica y es responsable del impuesto sobre las ventas, IVA,usted debe solicitar autorización para la numeración de las facturas que debe imprimir.

·         Ante quién Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.

·         Dónde Alpujarra, Carrera 52 No. 42-43, conmutador: 493 6800 y 493 6900, página web: www.dian.gov.co

·         Cómo Debe descargar el formulario así:

• Ingrese a la página www.dian.gov.co.

• En el menú superior escoja la opción servicios.

• Haga clic en la opción Formularios y seleccione Formularios e Inscripciones.

• Luego seleccione el año y dé clic en el Formato de solicitud de numeración de facturación.

• Imprima y diligencie de acuerdo con las indicaciones del respaldo.

Después debe dirigirse directamente a las oficinas de la DIAN y allí cumplir con los siguientes

requisitos y documentos:

·         Persona natural

a) Formato debidamente diligenciado en original y copia de la solicitud de autorización para lanumeración, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en el respaldo del formato.

b) Fotocopia de la cédula original o contraseña.

c) Fotocopia del RUT. Si el trámite no se realiza personalmente, debe mediar poder otorgado en debida forma.

·         Persona jurídica

a) Formato debidamente diligenciado en original y copia de la solicitud de autorización para la

numeración, de acuerdo con las instrucciones que se encuentran en el respaldo del formato.

b) Fotocopia de la cédula original o contraseña del representante legal.

c) Fotocopia del RUT. Si el trámite no se realiza personalmente, debe mediar poder otorgadoen debida forma.

i.  Renovación anual de la matrícula mercantil: la renovación debe hacerse cada año, entre el 1º de enero y el 31 de marzo, ante la Cámara de Comercio. Este trámite puede realizarlo a través de la página web www.camaramedellin.com y en el menú Registro Empresarial seleccione el link Registro Mercantil y por último Renovación Virtual.

· Descripción La renovación de la matrícula mercantil es un trámite legal que debe ser efectuado por todas las personas naturales y jurídicas que ejerzan actividades comerciales y que están registradas en la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia. Renovar consiste en la confirmación de la existencia del comerciante y sus establecimientos de comercio.

  Ante quién Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia.

· Dónde Las sedes de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia son las siguientes:

• Sede Principal Calle 53 No. 45-77. Conmutador 444 8822.

• Poblado Carrera 44 No. 16 sur-170.

• Centro Comercial Unicentro, local 244.

• www.camaramedellin.com

· Cómo La renovación puede realizarse a través de los siguientes instrumentos:

• Formulario prediligenciado.

• Formulario virtual.

• Formulario Único Empresarial.

· Cuándo El Código de Comercio establece que entre el 1º de enero y el 31 de marzo de cada año, los comerciantes deben renovar su matrícula y la de sus establecimientos de comercio, sea cualquiera la fecha de su matrícula o última renovación, a fin mantener la información mercantil vigente.

· Vigencia La matrícula mercantil permanece vigente mientras el comerciante no solicite su cancelación. Sin embargo, en el primer trimestre de cada año debe efectuar la citada renovación mercantil.
     Documentación requerida El comerciante puede ingresar a la página web www.camaramedellin.com y en el ícono Registro Empresarial seleccionar el link Registro Mercantil y por último Renovación Virtual y allí diligenciar la información solicitada en el aplicativo. Puede pagar por Internet o imprimir el formulario

y acercarse a un banco en convenio (Banco AV Villas, Banco GNB Sudameris, Bancolombia, Banco de Bogotá, Davivienda, Colmena BCSC, Banco Agrario, Banco Santander, Banco Popular, Banco de Occidente. Igualmente puede dirigirse a alguna de las sedes de la Cámara de Comercio de Medellín para Antioquia localizadas en la ciudad de Medellín con la impresión del formulario virtual o solicitar en una de las taquillas un formulario prediligenciado.
  Valor Depende del valor de los activos que tenga declarados. Las tarifas son fijadas, anualmente, por el Gobierno Nacional.

·       
 Obligaciones que se adquieren Actualizar la información. Informar la pérdida de calidad de comerciante o cualquier situación que afecte el ejercicio del comercio o la administración del establecimiento. Renovar oportunamente con información clara y fidedigna.

      
 Norma aplicable

• Artículo 33 Código de Comercio Ley 232 de 1995.

• Decreto 1879 de 2008.

j.      Diligenciamiento y presentación de declaraciones tributarias nacionales ante la DIAN6. Si su empresa es responsable del IVA, es agente retenedor o declarar renta, debe tener muy presentes tanto los plazos como las tarifas en relación con cada uno de los tributos nacionales. 

k.   Declaración de Industria y Comercio. Los empresarios deben presentar durante los cuatro (4) primeros meses de cada año, ante el municipio de Medellín, la declaración privada correspondiente a los ingresos brutos del año inmediatamente anterior.n.